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2022.02.21

出荷業務を効率化!起こりやすい問題や効率アップの方法をご紹介

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こんにちは!西日本を中心に総合物流サービスを展開するキチナングループの田中です。

 

商品を扱う企業にとって欠かせないのが「出荷業務」。

重要な業務の一つですが、ミスが起こりやすく、実は作業を妨げるムダも潜みやすいのです。

 

今回は、出荷業務の効率化について解説。

出荷業務において起こりやすい問題や、効率を上げるためにはどうしたら良いかについてご紹介します。

 

 

出荷業務とは?効率化するためには起こりやすい問題から確認

出荷業務とは、顧客から注文を受け、顧客に荷物が届くまで主に倉庫内で行われる作業のこと。

 

該当する商品を倉庫内から選び取るピッキング、検品作業、納品書・領収書などの書類の発行、梱包、発送手配、トラックへの積み込みなどが挙げられます。

これらの出荷業務の一連の流れを管理することを「出荷管理」と呼びます。

 

出荷管理は、顧客からの注文をスムーズに物流に載せるためには欠かせない業務です。

 

しかし、人の手が入る部分が多い出荷業務・出荷管理において、起こりやすいのが人為的なミスとデータ管理のミスです。

 

ピッキングする商品を間違えてしまったり、配送先を間違えてしまったりする人為的なミスに加え、在庫管理・受発注システム管理にタイムラグが生じたり間違いが起こったりしてしまった場合、正しい出荷業務が行えなくなってしまいます。

 

出荷業務を効率化するためのフローと対策

出荷業務を改善していくためには、現在行っている出荷業務の手順を一つひとつ見直し、整えていく必要があります。

次のような流れで効率化を進めてみましょう。

 

①現状把握

まずは、出荷業務に関する現状把握を行います。

出荷業務の中身を「梱包」「検品」など、おおまかに作業ごとに分けて、作業内容を洗い出します。

 

ここでは問題点の発見をする必要はありません。

現状把握が大切なので、「どんな作業を、どのくらいの時間でしているか」がわかればOKです。

 

作業時間のうち15分でもよいので時間をつくり、その間、どのような作業をしたのかを報告してもらい、作業量に対してどの程度の時間がかかっているかを計算していきます。

作業にかかる時間を数字として出すことで、見直すべきところが見えてきます。

 

②問題の洗い出し・改善

作業時間がかかり過ぎている工程が発見できたら、次は改善です。

どんなところを直せば作業時間が短縮できるかを細かくチェックします。

 

たとえば、膨大な倉庫内から商品を探すのに人が棚のインデックスを見て探して取りに行き、商品を持ってくるという作業。

 

棚の場所がすぐにわかるようデジタルピッキングシステムなどのシステムを導入するほか、各棚の近くに台車を置いておきスムーズに持っていけるようにするなど、作業動線の小さな見直しで効率化できる事例もあります。

 

もちろん、その前に倉庫内の商品がわかりやすくまとめられている必要があるため、倉庫整理・在庫管理も必要になってきます。

 

③マニュアル化

作業の改善ができたら、マニュアル化を進めましょう。

誰がいつ入ってもすぐに作業に取り掛かれるような作業マニュアルを策定します。

 

作業をマニュアル化することで安定した作業レベルを保つことができ、誰でも同じように出荷業務に対応できるようになれば、繁忙期など作業量に合わせた人員配置も行いやすくなります。

 

 

出荷業務を効率化したい!事例から効率化の方法をチェック!

出荷業務の効率化の事例と方法を2つご紹介します。

 

①倉庫管理システムの導入で人為的ミスを削減!

出荷業務に関して人の手が入っていたところにシステムを入れていくことで、人為的なミスを削減できたという事例もあります。

 

出荷業務の改善につながるシステムには以下のようなものがあります。

  • デジタルピッキングシステム:商品のある棚を素早く見つけ出すことができる
  • 在庫管理システム:画面上だけで在庫の管理が可能
  • 梱包機、帯掛機の導入:梱包作業の効率化・梱包の仕上がりが向上
  • 倉庫管理システム:在庫、人員配置、設備管理など出荷業務のすべてを管理できる

 

ピッキングシステムをさらに進化させたケースとして、AIやロボットシステムの導入があります。

自走式ロボットによるピッキング作業等を増やすことで、ミスだけでなく人員不足にも対応可能です。

 

②業務委託で出荷業務にかかる時間を大幅削減!

出荷業務自体を丸ごと業務委託、アウトソーシングして出荷業務にかかる時間を削減するといった事例も。

 

出荷業務は従業員が本業と兼任している会社も多く、その場合の出荷業務は「雑務」や「本業の片手間に行う業務」といった状態です。

出荷業務に慣れていない場合もあり、ミスも起こりやすくなります。

 

アウトソーシングしてしまえば、出荷業務を専門としている企業に在庫管理から発送まですべてを任せることができます。

 

出荷に関する業務のほとんどをマニュアル化・システム化しているため、ミスも起こりにくく、万が一ミスが生じても対応をお任せできます。

アウトソーシングで浮いた時間は、本業に専念できるというメリットもあります。

 

キチナングループでは、お客様のご要望・現状について、物流のプロがしっかりヒアリング。

お客様に最適な物流アウトソーシングのご提案をしております。

 

 

出荷業務は効率化できる!まずは作業内容の見直しから

出荷業務には、商品を倉庫内から選び取るピッキング、検品作業、納品書・領収書などの書類の発行、梱包、発送手配、トラックへの積み込みなどがあります。

 

物流の一端を担う重要な仕事である一方、人の手が入ることが多いためミスが起こりやすかったり、本業に集中できなかったりといった課題も抱えているのが現状です。

 

しかし、課題があるということは改善できる点も多いということ。

一つひとつの作業内容を見直し、必要なシステムの導入や工夫を行えば、作業効率化は叶えられます。

 

実際に作業の効率化に成功した事例として、各種システムの導入やAI・ロボット化、アウトソーシングによる作業分離などがあります。

会社における出荷業務のあり方や費用対効果なども見直し、出荷作業の効率化の最適な方法を見つけていきましょう。

 

キチナングループでも物流アウトソーシングサービスを提供しておりますので、お悩みの方はお気軽にお問い合わせくださいね。

この記事を書いた人

吉南株式会社 倉庫事業部田中 陽萌

2019年新卒入社。吉南株式会社倉庫事業部営業部。プライベートでは最近始めたゴルフのレッスンにいそしんでいます。センスがあるみたいで急成長中です。趣味はネイルで気分を上げること。好きな言葉は「愛嬌こそ正義」。よく食べ、よく飲む関西女子です!

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