出荷業務を効率化・改善するには？起こりやすいミスと対策を解説

こんにちは！西日本を中心に総合物流サービスを展開するキチナングループの津田です。

商品を扱う企業にとって欠かせないのが「出荷業務」。
重要な業務の一つですが、ミスが起こりやすく、実は作業を妨げるムダも潜みやすい工程です。

そこで今回は、出荷業務の効率化について解説します。
出荷業務において起こりやすい問題や、効率を上げるためにはどうしたら良いかについてご紹介しますので、自社の出荷業務の見直しにぜひお役立てください。

キチナングループでも出荷業務を改善するサポートを行なっておりますので、あわせてご紹介します。

出荷業務とは？効率化・改善するために起こりやすいミスから確認

出荷業務とは、顧客から注文を受けてから顧客に荷物が届くまでの間に、主として倉庫内で行われる作業全般のことです。
ピッキング、検品、納品書、送り状などの書類の発行、梱包、発送手配、トラックへの積み込みなど、多岐にわたる工程が含まれます。

これらの一連の流れをまとめて管理することを「出荷管理」と呼びます。
出荷管理は、顧客からの注文をスムーズに物流に載せるためには欠かせない業務です。

しかし、多くの工程で人の手が関わるため、ミスが起きやすく、管理が複雑になりやすいという特徴があります。

出荷業務で起こりやすいミスの種類

出荷業務はピッキング・検品・梱包・仕分けなど人の手に頼る作業が多く、ヒューマンエラーが発生しやすい業務です。

よくある例としては、次のようなものが挙げられます。

• ピッキング時の商品間違い
• 数量の数え間違い
• 送り状の貼り間違い
• 梱包ミス
• 配送業者やエリアの仕分けミス
• 受注・在庫データの手入力ミスや反映漏れ

受注・在庫データの手入力ミスや反映漏れは実際の在庫数とシステム上の数値がずれてしまうトラブルにもつながります。

出荷業務でのミスを放置すると生じる経営リスク

出荷業務のミスを放置すると、業務効率の低下だけでなく企業の信頼にも影響します。
誤配送・情報漏洩・クレーム増加・在庫の過不足など、コストと信頼の両面でリスクを抱えることになります。

「多少のミスは仕方ない」と考えず、早めに仕組みを整えることが大切です。

こうしたリスクを感じながらも「社内だけでは改善が進まない」とお悩みの場合は、物流の専門会社への相談も一つの手です。
キチナングループでも多くのお客様から同様のご相談をいただいております。
「出荷業務のココに困っている！」というお悩みがあれば、お気軽にお問い合わせください。

出荷業務の詳細なフローや現場でよくある課題については、以下のコラムもあわせてご覧ください。
倉庫の出荷業務フローをご紹介！よくある課題と対策も確認

出荷業務を改善・効率化するためのフローと対策

出荷業務を改善していくためには、現在行なっている出荷業務の手順を一つひとつ見直し、整えていく必要があります。
次のような流れで効率化を進めてみましょう。

①現状把握

まずは、出荷業務に関する現状把握を行います。
「ピッキング」「梱包」「検品」など工程ごとに作業内容を洗い出し、それぞれにどのくらいの時間がかかっているかを記録しましょう。

この段階で問題点の発見をする必要はありません。
「どんな作業が、どのくらいの時間で行われているか」を数値として把握することが目的です。
作業時間のうち15分でも良いので時間をつくり、作業量に対してどの程度の時間がかかっているかを計算・記録していくと、見直すべき工程が浮かび上がってきます。

あわせて、作業者へのヒアリングを行い、現場目線の課題も拾い上げることが大切です。

②問題の洗い出し・改善施策の検討

現状が把握できたら、時間がかかりすぎている工程や、ミスが発生しやすい箇所を特定します。
「何を改善すれば作業時間が短縮できるか」「ミスを減らすにはどんな仕組みが必要か」を具体的に検討しましょう。

例えば、倉庫内で商品を探すのに時間がかかっているなら、棚のロケーション管理の整備、デジタルピッキングシステムの導入、作業動線の工夫などで改善できる場合があります。
もちろん、その前に倉庫内の商品がわかりやすくまとめられている必要があるため、倉庫整理・在庫管理も必要です。

一度に全てを変えようとすると現場が混乱しやすいため、効果が高く実行しやすいものから優先順位をつけて着手するのがおすすめです。

③マニュアル化

改善策ができたら、作業内容をマニュアル化し、誰が担当しても同じ品質で業務を行えるよう標準化を進めましょう。
作業のマニュアル化によって安定した作業レベル・作業品質を保つことができ、新人スタッフや繁忙期の応援メンバーでもすぐに業務に入れるようになります。

また、業務の属人化を防ぐことで、特定の担当者に負荷が集中するリスクも抑えられます。

④効果測定と仕組み化

施策を導入・実行すると同時に、定期的に効果測定も行います。
出荷精度・ミス発生率・作業時間・リードタイムなど、数値で評価できる基準を定め、改善前後を比較しましょう。

効果が確認できた施策は本格的に仕組みとして定着させ、効果が薄い場合は原因を分析してさらなる改善策を検討します。
PDCAを繰り返していくことが、出荷業務を継続的に進化させていく鍵になります。

なお、改善の方向性は見えているものの「人手が足りず着手できない」「ノウハウが社内にない」という場合は、外部の専門会社と連携することで改善をスムーズに進めることができる可能性があります。
キチナングループでは、こうした段階からでもご相談を承っております。

出荷業務を効率化したい！事例から改善方法をチェック

出荷業務の効率化に取り組み、成果を上げた事例は数多くあります。
具体的にどのような改善が行われているのか、事例と方法をご紹介します。

事例①倉庫の整理整頓・動線の見直しで作業効率アップ

倉庫内の整理整頓と作業動線を見直すだけで、ピッキングにかかる時間を大幅に短縮できた事例があります。

棚ごとに商品の保管場所を固定・明示するロケーション管理を取り入れることで、担当者が迷わず商品を取り出せるようになり、ミスの削減にもつながったケースも少なくありません。

事例②ピッキング方式の見直しで移動時間を削減

自社の出荷パターンに合ったピッキング方式に変更することで、作業効率が改善した事例も。

注文ごとに商品を取り出す摘み取り式（シングルピッキング）は、多品種少量出荷に向いています。
一方で、全注文分をまとめて集めてから仕分ける種まき式（トータルピッキング）は、少品種多量出荷で移動距離の短縮に効果的です。

事例③倉庫管理システムの導入で人為的ミスを削減

出荷業務に関して人の手が入っていたところにシステムを導入することで、人為的なミスを削減できたという事例もあります。

出荷業務の改善につながるシステムには以下のようなものがあります。

• デジタルピッキングシステム：商品のある棚を素早く見つけ出すことができる
• 在庫管理システム：画面上だけで在庫を管理できる
• 梱包機、帯掛機：梱包作業の効率化・梱包の仕上がりが向上する
• 倉庫管理システム：在庫、人員配置、設備管理など出荷業務の全てを管理できる

ピッキングシステムをさらに進化させたケースとして、AIやロボットシステムの導入があります。
自走式ロボットによるピッキング作業等を取り入れることで、作業負荷や人手不足の緩和が期待できます。

出荷管理システムの機能や選び方については、以下のコラムで詳しく解説しています。
出荷管理システムとは？概要や機能、効率化できる業務を解説

出荷業務を大きく改善するなら、物流アウトソーシングも選択肢に！

「どこから手をつけていいかわからない」「人手不足で改善に割く余裕がない」という企業には、出荷業務を専門会社に委託する「物流アウトソーシング」も有効な選択肢の一つです。

在庫管理・ピッキング・検品・梱包・発送まで一括で任せることができ、業務全体の委託も、特定の工程のみの部分委託も可能です。
繁忙期・閑散期の人員対応も委託先が担うため採用・管理の負担が減り、浮いたリソースをコア業務へ集中させられます。

キチナングループの物流アウトソーシングサービス

キチナングループでは、西日本を中心に物流アウトソーシングサービスを提供しています。

化学工業製品から雑貨・EC商品まで幅広く対応し、お客様のご要望をヒアリングの上、最適な物流プランをご提案。
出荷業務に関わることはもちろん、在庫管理、流通加工、輸送までワンストップでお任せいただけます。

キチナングループでは、出荷業務に伴う以下のようなお悩みを持つお客様からもたくさんのお問い合わせをいただいております。

• 出荷業務に人手を取られ、コア業務に集中できていない
• 繁忙期と閑散期で業務量の波が大きく、人員確保に苦労している
• 出荷ミスやクレームが続いており、品質管理の仕組みを整えたい
• EC事業を強化したいが、物流対応が追いついていない
• 納品書・送り状の発行など、出荷に付随する書類業務の負担も減らしたい
• 物流業務はあるが、全部ではなく一部だけ外注できるか相談したい

【サービス提供エリア】

• 山口県：小野田市、宇部市、山口市
• その他エリア：大阪、岡山、名古屋、関西周辺エリア

ご相談・お見積もりは無料です！
物流アウトソーシングを検討中の方は、ぜひキチナングループへお気軽にご相談ください。
▶︎キチナングループの「物流アウトソーシング」について問い合わせる

物流アウトソーシングの詳細なメリット・デメリットや委託先の選び方については、以下のコラムもご参考ください。
物流アウトソーシングとは？メリット・デメリット、利用方法や委託先の選び方も

出荷業務を改善・効率化して得られるメリット

出荷業務の改善・効率化に取り組むことで、現場の作業負担軽減だけでなく、経営面でもさまざまな効果が期待できます。

人件費の適正化とコスト削減

出荷業務の生産性が上がり、同じ量の業務をより少ない人員・時間でこなせるようになります。
ミスが減ることで、クレーム対応や再出荷にかかる人手とコストも削減できるため、誤出荷の修正対応といった付帯業務の負担も軽減されます。

コア業務へのリソース集中

出荷業務の効率化によって余力が生まれ、商品開発・販促・営業活動など、売上に直結するコア業務にリソースを振り向けることができます。
出荷業務を社員が営業・企画などの業務と並行して担っている企業では、この効果を特に実感しやすいでしょう。

顧客満足度の向上

ミスが減って正確な出荷が実現すると、誤配送やクレームが減少し、顧客満足度の向上へとつながります。

出荷の正確性と効率化は密接に関係しており、ミスによる手戻りがなくなることで、結果としてリードタイムの短縮にも貢献します。

出荷業務の効率化・改善は、業務の見直しと仕組みづくりから始めよう

出荷業務には、ピッキング、検品、梱包、発送など多くの工程が含まれます。
人の手が入る部分が多いことからミスが発生しやすく、放置すると顧客満足度の低下や企業の信頼損失につながるリスクがあります。

出荷業務の改善を進めるには、まず現状を把握し、問題の洗い出しからスタートするのが基本です。
マニュアル化・ロケーション管理の整備・ピッキング方式の見直し・システム導入など、自社の課題に合った施策を組み合わせ、PDCAを回しながら継続的に取り組んでいきましょう。

「課題は認識しているが、社内だけでは対応しきれない」と感じている場合は、物流アウトソーシングの活用も選択肢になります。
専門会社のノウハウを借りることで、改善をより確実・迅速に進めることができます。

キチナングループでも物流アウトソーシングサービスを提供しておりますので、お悩みの方はお気軽にお問い合わせくださいね。